AIで資料を「見やすく」する — 社内での実例3選
ホッタAIエンジニアAIは、資料を「書く」だけでなく「見やすく整える」ところでも力を発揮します。意外と「文字を読む」のは大変なので、疲れにくいように整形してしまいましょう！ 社内で実際に使っている例を3つ紹介します。
「見やすい資料」ってどんな感じ？
AIに「見やすくして」と頼んでも、ちょっと思ったのとは違うことになるかもしれません。
まずプロンプト例をご紹介します。
元にするのは、次のような議事録です。発言が時系列で並んでいて、「結局なにが決まったのか」「誰が、いつまでに、なにをするのか」を探すのがひと苦労です。（※掲載している画像はすべてイメージです）
この議事録を渡して、出したい形に合わせて頼み方を変えてみます。
HTMLにする
この議事録を、決定事項・ToDo・持ち越しに分けて、1枚のHTMLページにまとめてください。
ToDoは、担当者と期限がわかる表にしてください。
HTMLはPCのブラウザで開いて見やすいです。またClaudeであればデスクトップアプリ内で分割ビューで開けますね。
PDFにする
この議事録を、A4縦1枚のPDFにまとめてください。
会議に出ていない人が読んでもわかるように、決定事項・ToDo・持ち越しの順に並べてください。
PDFは添付して誰かに共有するのに最適です。HTMLよりスマホでも開きやすいです。
チャットに貼れる文章にする
この議事録の要点を、社内チャットにそのまま貼れる形にしてください。
スマホで読む前提で短く、ToDoは担当者ごとの箇条書きにしてください。
たとえば、こんな文章が返ってきます。
📝 第3回定例（10/20）のまとめです
✅ 決まったこと
- トップはA案ベース＋お知らせ欄
- 問い合わせに「法人／個人」の選択欄を追加
📌 ToDo
- @山本 採用ページの原稿（10/31）
- @田中 社長に公開日の件を連絡（今週中）
- @佐藤 広報に再依頼（今週中）、撮影の見積もり（11月上旬）
- @高橋 @山本 返信ルールの案（次回まで）
- @鈴木 種別欄の追加、準備中ページ、旧サイトのページ一覧
⏳ 持ち越し
- 広報の回答待ち／採用ページの公開日／撮影予算／転送設定
次回は 10/27（月）14:00〜 です 🙏
同じ議事録でも、「どこで、誰に、どう読まれるか」を伝えるだけで、仕上がりがかなり変わるようです。
なんのチャットツールを使っているのかも伝えると、さらに精度が上がるでしょう。
「見やすく」するポイント
「見やすくして」とひとことで言っても、中身は大きく2つに分けられそうです。
| 構造 | 見せ方 | |
|---|---|---|
| 何を決めるか | 何を先に書くか、何をまとめるか | 表・箇条書き・図・PDFなど、どの形で出すか |
| 例 | 結論を先に置く、日付ごとにまとめる | 日程を表にする、チャット用に短くする |
この2つを分けて頼むと、AIの出力も安定しやすいように感じます。「見やすくして」だけで頼むより、「結論を先に」「スマホで読む前提で短く」のように、どちらの話なのかを伝えるのがコツかもしれません。
社内ではどう使っているのか？
社員旅行の日程表
社員旅行の日程表は、PDFとチャットのメッセージの2つの形で共有しました。
同じ中身でも、PDFは手元に残して全体を見返すため、チャットのメッセージはスマホでさっと確認するため、と役割が違います。中身を一度まとめておけば、AIに形式ごとに作り分けてもらえるので、二度手間になりにくいです。
社内報
毎月の社員紹介や活動のレポートを、社内報として投稿しています。
毎月続けるものは、回によって読みやすさがばらつきやすいものです。AIに整えてもらうことで、見出しや並び順の型をそろえやすくなり、書く人が変わっても読む側は同じ感覚で読めるようになるかと思います。
月一の文章は、前月の文体がうろ覚えになってしまうことが多いのではないでしょうか。しかし逆に、今までの文章をAIに教えれば、同じ文体を守らせやすいです。
仕様書
AI駆動開発では、マークダウン(.md)をよく使います。しかしながらこれは、構造的に見出しや箇条書きが並ぶ形式で、特に人間が読みやすいものではありません。
おすすめは、Claudeのスキルでhtml形式に変換することです。.mdは見出しや箇条書きの構造がはっきりしているので、htmlにそのまま置き換えやすい形式です。一度お気に入りのスキルをつくってしまえば、簡単に同じスタイルでまとまります。
よくある質問
Q. 特別なツールが必要ですか？
A. 普段使っているチャット型のAIで十分始められるかと思います。表や箇条書きへの組み替えであれば、追加のツールはなくても対応できるようです。
Q. どんな資料から試すのがよいですか？
A. 社員旅行の日程表や社内報のように、毎回同じような形で作る資料がおすすめです。一度うまくいった頼み方を、次回もそのまま使えます。
Q. 社外秘の内容をAIに入れても大丈夫ですか？
A. 使うAIサービスの規約と、社内のルールを先に確認してください。入力した内容の扱いはサービスによって違います。
