社内AXはまずアンケートで現状把握

AXでの業務改善を成功させるには、まず「なにが現状の課題なのか」を把握することが重要です。実際にAI導入支援を行うなかで気づいたポイントを紹介します。

AXは業務改善の一手段である

社内AXを加速させたい。させないといけないらしい。そのような焦燥感がひたすらに募る昨今。息苦しい、でもなんとかしなければ。SNSでも、車内広告でも、心安らげないという方もいるのではないでしょうか。

確かにAIは、これまでには不可能だったような、個人単位の改善行動を容易にできるようにしました。生成AIによる業務改善が強力であり、「なんかAIに頼ればうまくいくらしい」という印象が出回っているため、逆に「何をすればいいのか」、「何を改善したかったのか」が見えにくくなってしまっています。しかし本質的に、それが業務改善であることに変わりはありません。

つまり、「課題の把握」、「改善計画」、「実行とふりかえり」などというスタンダードな業務改善のステップを意識することが、AXにおいても大事になってきます。AIだからといって、特別なことはありません。

そして、もしかすると改善計画の段階で、「これはAIじゃなくていい」という判断になることもあるかもしれません。AIはとても対応力が広いですが、全対応の手段ではありません。結果改善できればいいので、AIの使用にこだわる必要はないでしょう。

AXは楽しい

AIの魅力はカスタマイズ性が高く、個々人でアレンジをしやすいことです。アレンジした結果うまくいかなければ、元に戻すということもしやすいため、失敗を恐れずにトライしやすいです。そして自分に合わせてカスタマイズしていくこと自体がとても「楽しい」プロセスでもあります。

業務改善というと、新しいシステムを学習しないといけなかったり、既存のデータやファイルの蓄積を一度リセット/再構築しなければならなかったりと、心理的ストレスが大きいというイメージがあるのではないでしょうか。しかしAIを活用する場合、そのストレスの根源を押し付けることができますーーというよりは、「押し付けることができるようになる」と、とても楽になります。AIを使う方法さえ覚えてしまえば、いろんなことに応用していくことができます。

「なんかAXしなきゃいけないようだ、はぁ......」というモチベーションではなく、楽しく改善していけると一石二鳥ですよね。

課題の把握はAX開始前に社内で始められる

まず17時に、今日のふりかえりをしてみましょう。

• 今日一番時間がかかった業務は？
• 今日一番大変だった業務は？

これは実際にわたしが日々行なっている質問です。

一番時間がかかった業務は、「最も改善効果が高い」可能性が高い項目です。とてもホットです。そして、一番大変だった業務は、「最も改善できたら嬉しい」項目でしょう。とてもウォームです。まずこれを調査することで、今どんな課題があるのか、そしてその課題を解消できたらどれくらい前進するのかを、考えてみることができます。

そして、この調査はほとんどノーコストで行うことができます。1日の終わりに、5分考えてみましょう。多分慣れたら2分でできるようになります。毎日行って、それが1週間になれば、日々どんな業務を抱えているのか、流れが見えてくるでしょう。でも、この段階ではAIはまだ関係ありません。AXの第一歩では、AXは関係がないのです。

まとめ

まず日々の業務でどんな課題があるのかを把握しましょう。自覚的になるだけで、改善の幅が広がります。

もしかすると、AIを使わなくても大きな改善ができるかもしれません。その場合、AIを使う必要はないでしょう。できることからやるべきです。しかし、もしかするとAIを使うことでさらに改善できるかもしれません。いずれにせよ、調査をしないことには、どちらが良いのか判断できないのです。